Privacybeleid

Versie 1.2

Van kracht vanaf 25 augustus 2026

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website, de mobiele en online app (“App”) en op ons conversationele AI-platform en de bijbehorende diensten (“Diensten”) van Gutteling IT Services (https://voixana.com) (“Voixana”).

Wij vinden privacy belangrijk, omdat wij dit als een grondrecht beschouwen. Voixana zet zich in om de hoogste normen op het gebied van privacy en gegevensbescherming te hanteren. Neem de tijd om dit document te lezen; is iets niet duidelijk, neem dan gerust contact met ons op via support@voixana.com.

Onze website, App en Diensten zijn bedoeld voor gebruik door bedrijven en hun vertegenwoordigers, en voor het verwerken van gegevens van personen namens onze klanten.
Ze zijn niet bedoeld voor persoonlijke doeleinden. Bent u het niet eens met deze verklaring, gebruik dan onze Diensten / App niet en ga geen andere interactie met ons bedrijf aan.

Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Below we will explain what personal information we collect during providing our service:

Gegevens die u verstrekt

Gebruikt u de App en Diensten van Voixana als persoon namens een organisatie die met ons samenwerkt, dan verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens onder hun aansturing. In dat geval treden wij op als verwerker van uw persoonsgegevens. Heeft u vragen of zorgen over het verzamelen van deze gegevens, dan verwijzen wij u naar de privacyverklaring(en) van de organisatie waarmee u (in)direct verbonden bent.

Wij verwerken persoonsgegevens die in onze dienst worden ingevoerd, waaronder inhoud die via gesprekken met het AI-systeem wordt gedeeld, met als doel ons platform te leveren en te verbeteren. De belangrijkste rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst conform artikel 6, lid 1, onder b, AVG. Waar gespreksgegevens worden gebruikt om de servicekwaliteit of modelprestaties te verbeteren, berust de verwerking op ons gerechtvaardigd belang conform artikel 6, lid 1, onder f, AVG. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, zoals beschreven in artikel 21 AVG.

De volgende gegevens verzamelen wij die u (of personen / organisaties die namens u met ons communiceren) aan ons verstrekt:

Bezoekgegevens: wanneer u onze Diensten of App bezoekt of gebruikt, inhoud downloadt of contact met ons opneemt (bijvoorbeeld voor klantondersteuning), verzamelen wij automatisch bepaalde gegevens, waaronder uw IP-adres, crashrapporten van de App, systeemactiviteit en de datum, tijd en verwijzende URL van uw verzoek.
Apparaat- en systeemgegevens: informatie over uw apparaat, browser- of applicatieversie, besturingssysteem en tijdzone-instellingen, plus technische probleemoplossingsgegevens zoals contactgegevens en ondersteuningsdocumentatie (schermafbeeldingen / video’s) indien nodig.
Gegevens over inhoudsinteractie: informatie over downloads en over hoe die inhoud wordt geopend of afgespeeld, inclusief opnames van gesprekken die worden teruggeluisterd (indien van toepassing).
Gebruiksstatistieken: statistieken over hoe u onze Diensten gebruikt, meldingen van technische problemen, diagnostische gegevens, voorkeursinstellingen, back-upgegevens, API-verzoeken en andere relevante logbestanden. Waar mogelijk anonimiseren wij de gegevens.
Contactgegevens: wij bewaren e-mailadressen en telefoonnummers die worden gebruikt om met ons te communiceren.
Cookies en identificatoren: wij verzamelen identificatoren en gegevens die in cookies zijn opgeslagen om uw ervaring en onze diensten te verbeteren (zie de cookieparagraaf hieronder).
Belgegevens: wanneer u telefoongesprekken voert of doorschakelt via ons AI-platform, verzamelen en verwerken wij de audio van het gesprek en de bijbehorende transcripties. Dit gebeurt om de dienst te leveren, het bellen mogelijk te maken en de nauwkeurigheid en veiligheid van onze spraakfuncties te verbeteren.
Aankopen: wanneer u een dienst aanschaft, verzamelen wij de gegevens die nodig zijn om uw bestelling te verwerken. Alle creditcardgegevens worden uitsluitend verwerkt door onze betaalprovider Stripe; uw kaartgegevens worden nooit naar onze servers verzonden of daarop opgeslagen. Stripe verwerkt deze gegevens conform de PCI-DSS-standaard. Zie hier voor meer informatie: https://stripe.com/privacy

Waarom wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken

Wij gebruiken de verzamelde gegevens om onze AI-gestuurde diensten te leveren, waaronder het verwerken van gebruikersinvoer, het genereren van antwoorden en het correct laten functioneren van het platform. Deze gegevens helpen ons ook om klantondersteuning te bieden, problemen op te lossen en de betrouwbaarheid van de dienst te waarborgen.

Onze AI-assistent beantwoordt, screent en verbindt telefoongesprekken door, geeft bellers de bedrijfsinformatie die door onze klant is ingesteld, filtert spam en genereert transcripties en samenvattingen. Hij geeft geen professioneel, juridisch, medisch of financieel advies en neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u in de zin van artikel 22 AVG.

Daarnaast gebruiken wij geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens voor onderzoek en ontwikkeling om onze modellen en functies te verbeteren en de algehele systeemprestaties te bevorderen. Bepaalde gegevens kunnen ook worden verwerkt voor gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals platformbeveiliging, het voorkomen van misbruik, het analyseren van gebruikstrends en operationele, beveiligings- en administratieve functies.

Ook kunnen wij uw gegevens verwerken wanneer dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of audits en toezicht te ondersteunen.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

De Diensten van Voixana zijn niet ontworpen of bedoeld om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verzamelen of te verwerken, zoals gedefinieerd in artikel 9 AVG (bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze overtuiging of gegevens over iemands seksleven of biometrie).

Omdat een gesprek elk onderwerp kan bevatten dat een beller aansnijdt, kan een transcriptie incidenteel dergelijke informatie bevatten. Zakelijke klanten zijn, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor een geldige grondslag onder artikel 9 voordat zij de Diensten gebruiken in situaties waarin dergelijke gegevens waarschijnlijk ter sprake komen (bijvoorbeeld in de zorg), voor het passend instellen van opname en bewaartermijnen, en voor het informeren van hun eigen bellers. Wij gebruiken bijzondere categorieën gegevens niet om onze modellen te trainen of te verbeteren.

Meent u dat dergelijke gegevens zijn vastgelegd en wilt u dat deze worden verwijderd, neem dan contact op met het betreffende bedrijf of mail naar support@voixana.com.

Opslag, bewaring en beveiliging van gegevens

Opslag, bewaring en beveiliging van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor een rechtmatig en noodzakelijk doel; daarna verwijderen of anonimiseren wij ze. De onderstaande termijnen gelden tenzij een langere termijn wettelijk vereist is of afzonderlijk met een zakelijke klant is overeengekomen:

Data category	Retention period
Audio-opnames van gesprekken	30 dagen na het gesprek, daarna definitief verwijderd (alleen als het inbegrepen zit in het abonnement van de klant)
Transcripties en samenvattingen van gesprekken	12 maanden na het gesprek
Belmetadata (nummers, tijd, duur, uitkomst)	36 maanden
Account- en profielgegevens	Gedurende de looptijd van het account, daarna 90 dagen na sluiting
Facturatie- en betaalgegevens	Zoals vereist door de Spaanse belastingwet — doorgaans 6–8 jaar
Ondersteuningscorrespondentie	24 maanden na sluiting van het ticket
Spam- / geblokkeerde-nummerlijsten	Zolang het account actief is (gerechtvaardigd belang: fraude- / spampreventie)

Bewaren gegevens van klanten

Wanneer wij persoonsgegevens namens onze klanten verwerken, volgen wij hun instructies uit onze serviceovereenkomsten, inclusief alle eisen rond bewaring en verwijdering.

Wij gebruiken een combinatie van geavanceerde technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik, en we evalueren en versterken deze bescherming regelmatig.

Hoe delen wij verzamelde gegevens

Wij delen de verzamelde gegevens met gelieerde organisaties en met dienstverleners (“verwerkers”) die betrokken zijn bij onze operationele en technische diensten. De belangrijkste categorieën verwerkers zijn:

Cloudhostingproviders
Back-up- en noodhersteldiensten
Providers voor spraakrouting
Speech-to-text-engines
Grote taalmodellen (LLM’s)
Transcriptie- en vertaaltools
Aanbieders van botbescherming
Betaalverwerkers
Prestatiemonitoringtools
E-mail- of sms-platforms

Dit is een niet-uitputtende lijst, aangezien de diensten onder één categorie kunnen worden samengevoegd of over meerdere categorieën kunnen worden verdeeld.

De toegang van een verwerker wordt strikt verleend om ons te helpen bij het leveren van onze App en Diensten en wordt beheerst door strenge beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen.

Zoals gezegd is de primaire rechtsgrondslag voor deze verwerking de uitvoering van een overeenkomst overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder b), AVG. Wanneer gespreksgegevens worden gebruikt om de servicekwaliteit of de prestaties van het model te verbeteren, is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f), AVG.

Wij delen de informatie ook om:

Te voldoen aan wet- en regelgeving in alle markten waarin wij actief zijn.
Onze overeenkomsten, beleidsregels en servicevoorwaarden af te dwingen.
De integriteit van onze producten en diensten te beschermen.

Wat delen we niet?

Wij delen uw identificeerbare persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen.
Wij verstrekken mobiele informatie niet aan derden of gelieerde ondernemingen voor marketing- of promotie doeleinden.

Internationale gegevensoverdracht

Internationale gegevensverwerking
Voixana verwerkt gegevens wereldwijd. Uw gegevens kunnen worden overgedragen naar, opgeslagen en verwerkt in landen buiten uw eigen land, door ons of door externe providers die onze Diensten ondersteunen. Klanten met specifieke eisen rond datasoevereiniteit worden bediend volgens hun contractuele voorwaarden.

Sommige externe partners opereren in regio’s met privacy- en gegevensbeschermingswetten die kunnen afwijken van die in uw land. Voor personen in de Europese Economische Ruimte zorgen wij ervoor dat dergelijke overdrachten worden ondersteund door erkende waarborgen, waaronder de Europese modelcontractbepalingen, bindende bedrijfsvoorschriften of andere passende juridische mechanismen.
Wij proberen de overdracht van gegevens aan derden actief te beperken.

Uw privacyrechten

Below we inform you about your privacy rights under the GDPR guidelines.

Voor organisaties:

Heeft uw bedrijf een serviceovereenkomst met ons, neem dan bij vragen contact op via support@voixana.com.

Informatie voor bellers (derden)

Voixana beantwoordt, screent en — waar ingeschakeld — neemt inkomende telefoongesprekken op en transcribeert deze namens de bedrijven die onze Diensten gebruiken. Belt u een bedrijf dat Voixana gebruikt, dan kan uw gesprek door een geautomatiseerde AI-assistent worden beantwoord en worden opgenomen en getranscribeerd.

Aan het begin van het gesprek maakt de AI-assistent zich bekend als AI-assistent en, waar opname is ingeschakeld, meldt hij dat het gesprek wordt opgenomen. Wilt u niet doorgaan, dan kunt u het gesprek beëindigen en het bedrijf op een andere manier benaderen.

Rollen: bij gesprekken is het bedrijf dat u belt de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het waarom en hoe uw gegevens worden gebruikt. Voixana treedt op als verwerker en verwerkt uw gegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van dat bedrijf.

Rechtsgrondslag. De onderneming baseert zich op haar gerechtvaardigde belangen — artikel 6, lid 1, onder f), AVG — bij het exploiteren van een professionele, efficiënte receptiedienst en het voorkomen van spam en frauduleuze oproepen, afgewogen tegen uw rechten; of, indien van toepassing, op de noodzaak om uw verzoek te behandelen. Aan het begin van het gesprek wordt een kennisgeving over de opname verstrekt, zoals hierboven beschreven.

Uw rechten uitoefenen. Omdat het bedrijf verantwoordelijk is voor uw gespreksgegevens, richt u verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering aan dat bedrijf. Weet u niet zeker met wie u contact moet opnemen, mail dan naar support@voixana.com en wij helpen uw verzoek door te sturen.

Uw rechten bij het gebruik van onze Diensten en App

U heeft de volgende rechten die u mag uitoefenen:

Inzage vragen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren
Uw gegevens opvragen in een gestructureerd digitaal formaat
Bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens
Verwijdering of beperking van uw gegevens verzoeken
Het recht om een klacht in te dienen (zie hieronder)

Recht om een klacht in te dienen

If you believe we have processed your personal data unlawfully or have not addressed your request satisfactorily, you have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. Our lead supervisory authority is the Spanish Data Protection Agency (Agencia Española de Protección de Datos, “AEPD”):

Agencia Española de Protección de Datos
C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spain — www.aepd.es

If you are located in another EEA country, you may also contact the supervisory authority in your country of residence or work. We would, however, appreciate the chance to resolve your concern directly first — please contact us at support@voixana.com.

Meent u dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt of uw verzoek niet naar tevredenheid hebben behandeld, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Onze leidende toezichthouder is het Spaanse gegevensbeschermingsagentschap: Agencia Española de Protección de Datos, “AEPD: C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spanje — www.aepd.es.

Woont of werkt u in een ander EER-land, dan kunt u ook terecht bij de toezichthouder in uw eigen land — in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wij stellen het op prijs als u ons eerst de kans geeft uw klacht rechtstreeks op te lossen via support@voixana.com.

Hoe wij verzoeken behandelen

Wij beoordelen en beantwoorden alle verzoeken van personen van wie gegevens via onze App of Diensten zijn verzameld. Om uw privacy te beschermen, nemen wij passende stappen om uw identiteit te bevestigen voordat wij inzage verlenen of wijzigingen aanbrengen. Dit betekent dat wij kunnen vragen om identificatiedocumenten, telefoonnummers en/of andere contactgegevens om te bepalen of uw verzoek geldig en rechtsgeldig is.

Cookies

Cookies zijn kleine stukjes tekst die een website die u bezoekt naar uw browser stuurt. Ze helpen ons informatie over uw bezoek te onthouden, waardoor het makkelijker wordt om de site opnieuw te bezoeken en de site nuttiger voor u wordt. Door onze site te blijven gebruiken, stemt u in met ons gebruik van cookies.

Standaard plaatsen wij een first-partycookie waarmee wij informatie verzamelen over bezoekersaantallen en geaggregeerde gegevens zoals locatie, taal, bezoektijd en gedrag op de site. Deze worden rechtstreeks door onze server aangemaakt en wij delen deze informatie met geen enkele derde partij. Daarnaast vragen wij uw toestemming voor third-partycookies voor analyse, prestatiemeting of advertentiedoeleinden. U kunt deze cookies toestaan of weigeren en uw toestemming beheren in de cookiebanner op onze website.

Zie hier meer information over cookies: https://www.edpb.europa.eu/sme-data-protection-guide/faq-frequently-asked-questions/answer/what-are-cookies_en

Wijzigingen in de privacyverklaring

Op deze pagina staat altijd de nieuwste versie van onze privacyverklaring. Wanneer wij deze wijzigen, plaatsen wij de nieuwste versie hier en informeren wij bij belangrijke wijzigingen onze klanten ook per e-mail.

Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te bekijken. Gaat u niet akkoord met de wijzigingen, dan dient u het gebruik van onze Dienst en App te staken en eventuele accounts te deactiveren; voor hulp kunt u terecht bij support@voixana.com.

Search on this blog