Política de privacidad

Política de Privacidad

Versión 1.2
En vigor desde el 25 de agosto de 2026

Declaración de privacidad

Esta declaración de privacidad se aplica al sitio web, a la aplicación móvil y en línea («App») y a nuestra plataforma de IA conversacional y los servicios asociados («Servicios»), disponibles en:

Gutteling IT Services (https://voixana.com) (Voixana)

La privacidad nos importa, porque creemos que es un derecho fundamental de las personas. Voixana se compromete a mantener los más altos estándares de privacidad y protección de datos.

Le rogamos que dedique un momento a leer este documento. Si hay algo que no le resulte claro, no dude en escribirnos a support@voixana.com.

Nuestro Sitio web, nuestra App y nuestros Servicios están diseñados para que los utilicen empresas y sus representantes, y para tratar la información de personas por cuenta de nuestros clientes. No están destinados a fines personales. Si no está de acuerdo con esta declaración, le pedimos que se abstenga de utilizar nuestros Servicios o nuestra App, o de interactuar con cualquier otro aspecto de nuestra actividad.

Información personal que recopilamos

Información que usted facilita

Si utiliza la App y los Servicios de Voixana como persona por cuenta de una organización empresarial (ya sea como empleado o como parte de una organización relacionada directa o indirectamente con dicha organización) que trabaja con nosotros, tenga en cuenta que recopilamos y tratamos su información personal bajo la dirección de esa organización. En estos casos, actuamos como encargados del tratamiento de su información personal.

Si tiene alguna duda o preocupación sobre la recopilación de estos datos, le remitiremos a la declaración o declaraciones de privacidad de la organización con la que está relacionado directa o indirectamente.

Tratamos los datos personales introducidos en nuestro servicio, incluido el contenido compartido en las conversaciones con el sistema de IA, con el fin de prestar y mejorar nuestra plataforma. La base jurídica principal de este tratamiento es la ejecución de un contrato, de conformidad con el artículo 6(1)(b) del RGPD. Cuando los datos de las conversaciones se utilizan para mejorar la calidad del servicio o el rendimiento de los modelos, el tratamiento se basa en nuestro interés legítimo, conforme al artículo 6(1)(f) del RGPD. Usted tiene derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento basado en intereses legítimos, tal como se describe en el artículo 21 del RGPD.

A continuación se detalla la información que recopilamos y que usted (o las personas u organizaciones que interactúan con nosotros en su nombre) nos facilita.

Información de la visita: cuando visita nuestros Servicios o nuestra App o interactúa con ellos, descarga contenido o se pone en contacto con nosotros (por ejemplo, al solicitar asistencia), recopilamos automáticamente determinada información. También recopilamos información sobre la interacción de usted y de sus navegadores y dispositivos con nuestras Apps y Servicios, incluida la dirección IP, los informes de fallos de la App, la actividad del sistema y la fecha, la hora y la URL de referencia de su solicitud, cuando proceda.
Datos del dispositivo y del sistema: incluye información sobre su dispositivo, la versión del navegador o de la aplicación, el sistema operativo y la configuración de zona horaria. También se incluye aquí la información específica relacionada con la resolución de incidencias técnicas, lo que implica facilitar sus datos de contacto y documentación de soporte (capturas de pantalla o vídeos) si fuera necesario.
Datos de interacción con el contenido: recopilamos información relativa a las descargas de contenido y a cómo se accede a dicho contenido o se reproduce. Esto incluye las grabaciones de conversaciones que se reproducen (cuando proceda).
Métricas de uso del servicio: incluye estadísticas sobre cómo utiliza nuestros servicios, informes de problemas técnicos, datos de diagnóstico, preferencias de configuración, información de copias de seguridad, solicitudes a la API y otros registros pertinentes. En la medida de lo posible, anonimizamos los datos.
Información de contacto: almacenamos las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono utilizados al comunicarse con nosotros.
Cookies e identificadores: recopilamos identificadores y datos almacenados en cookies para mejorar su experiencia y nuestros servicios. Consulte el apartado de cookies más abajo para más información.
Información de las llamadas: cuando realiza o desvía llamadas telefónicas mediante nuestra plataforma con IA, recopilamos y tratamos el audio de la llamada y las transcripciones correspondientes generadas a partir de ella. Esto puede incluir información personal si forma parte de la transcripción de la llamada. Estos datos se tratan con el fin de prestar el servicio, garantizar el funcionamiento de las llamadas y mejorar la precisión y la seguridad de nuestras funciones de voz.
Contratación de servicios: cuando contrata uno de nuestros servicios, recopilamos determinados datos necesarios para tramitar su pedido, que pueden incluir información de pago, como los datos de su tarjeta y los datos de cuenta o autenticación relacionados. Toda la información de tarjetas de crédito que usted facilita es gestionada exclusivamente por nuestro proveedor de pagos actual, Stripe. Los datos de su tarjeta nunca se transmiten ni se almacenan en nuestros servidores en ningún momento. Stripe trata esta información de conformidad con la norma de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI-DSS). Más información aquí: https://stripe.com/privacy

Motivos para recopilar y tratar la información personal de los usuarios

Utilizamos la información recopilada para prestarle nuestra App y nuestros Servicios, tal como se describe en nuestra página de Términos y Condiciones. A continuación le ofrecemos más información sobre por qué lo hacemos.

Utilizamos la información que recopilamos para operar y prestar nuestros servicios basados en IA, lo que incluye tratar las entradas de los usuarios, generar respuestas y garantizar que la plataforma funcione según lo previsto. Estos datos también nos ayudan a prestar asistencia al cliente, resolver incidencias y mantener la fiabilidad del servicio.

Nuestro asistente de IA responde, filtra y enruta las llamadas telefónicas, ofrece a quien llama la información de la empresa configurada por nuestro cliente, filtra el spam y genera transcripciones y resúmenes de las llamadas. No ofrece asesoramiento profesional, jurídico, médico ni financiero, y no adopta ninguna decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o similarmente significativos para usted, en el sentido del artículo 22 del RGPD.

Además, utilizamos información agregada o anonimizada para apoyar las actividades de investigación y desarrollo destinadas a mejorar nuestros modelos, perfeccionar funciones y mejorar el rendimiento general del sistema. Determinados datos también pueden tratarse para perseguir intereses empresariales legítimos, como mantener la seguridad de la plataforma, prevenir usos indebidos, analizar las tendencias de uso del servicio y dar soporte a funciones operativas, de seguridad y administrativas.

Podemos tratar su información cuando sea necesario para cumplir requisitos legales, salvaguardar nuestros intereses legítimos o apoyar actividades como auditorías, revisiones regulatorias y operaciones de la empresa.

Categorías especiales de datos personales

Los Servicios de Voixana no están diseñados ni destinados a recopilar o tratar categorías especiales de datos personales. Estas se definen en el artículo 9 del RGPD, por ejemplo, los datos que revelan la salud, el origen racial o étnico, las creencias religiosas o los datos biométricos o relativos a la vida sexual.

Dado que las llamadas pueden abordar cualquier tema que quien llama decida plantear, una transcripción podría contener incidentalmente ese tipo de información. Los clientes empresariales son responsables, en calidad de responsables del tratamiento, de asegurarse de disponer de una condición válida del artículo 9 antes de utilizar los Servicios en contextos en los que sea probable que se traten datos de categoría especial (por ejemplo, en el ámbito sanitario), de configurar la grabación y la conservación en consecuencia, y de informar a sus propios interlocutores según corresponda.

No utilizamos datos de categoría especial para entrenar ni mejorar nuestros modelos, y aplicamos los controles de conservación y supresión descritos más arriba para minimizar el tiempo que se conserva cualquier información incidental de este tipo. Si cree que se han registrado datos de categoría especial y desea que se eliminen, póngase en contacto con la empresa correspondiente o escriba a support@voixana.com.

Almacenamiento de datos, política de conservación y seguridad

Conservación de la información

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo que sirvan a una finalidad lícita y necesaria, tras lo cual los suprimimos o los anonimizamos. Los plazos siguientes se aplican salvo que la ley exija un plazo más largo o se acuerde otro por separado con un cliente empresarial en nuestro acuerdo de servicio:

Categoría de datos	Plazo de conservación
Grabaciones de audio de las llamadas	30 días desde la llamada; después se eliminan de forma permanente (las grabaciones solo se conservan durante estos 30 días cuando el plan del cliente incluye la grabación)
Transcripciones y resúmenes de las llamadas	12 meses desde la llamada
Metadatos de las llamadas (números, hora, duración, resultado)	36 meses
Datos de cuenta y de perfil	Durante la vida de la cuenta y, después, 90 días tras el cierre de la cuenta
Registros de facturación y pago	Según exige la legislación fiscal española — normalmente de 6 a 8 años
Correspondencia de soporte	24 meses tras el cierre del ticket
Listas de spam / números bloqueados	Mientras la cuenta esté activa — interés legítimo (prevención de fraude/spam)

Tratamiento de los datos de los clientes

Cuando tratamos datos personales por cuenta de nuestros clientes, seguimos sus instrucciones definidas en nuestros acuerdos de servicio, incluidos todos los requisitos relativos a la conservación y la supresión. Si no existen instrucciones de nuestros clientes, conservaremos la información del cliente mientras sirva a una finalidad lícita y necesaria (véase más arriba).

Medidas de seguridad

Empleamos una combinación de salvaguardas técnicas avanzadas y prácticas organizativas para proteger la información personal frente a accesos no autorizados, pérdidas o usos indebidos. Nuestro marco de seguridad se diseña en función de la sensibilidad de los datos que manejamos, y revisamos y reforzamos periódicamente estas protecciones para mantener un alto nivel de seguridad.

¿Cómo compartimos la información recopilada?

La información que recopilamos la compartimos con organizaciones vinculadas, ya sean las empresas con las que usted ha contratado nuestros Servicios o empresas del grupo, filiales, socios y proveedores de servicios relacionados con todas nuestras operaciones y servicios técnicos, los denominados «encargados del tratamiento».

Las principales categorías de servicios de los encargados del tratamiento son las siguientes:

Proveedores de alojamiento en la nube
Servicios de copia de seguridad y recuperación ante desastres
Proveedores de enrutamiento de llamadas de voz
Motores de conversión de voz a texto
Grandes modelos de lenguaje
Herramientas de transcripción y traducción
Proveedores de protección frente a bots
Procesadores de pagos
Herramientas de monitorización del rendimiento
Plataformas de envío de correo electrónico o SMS

Esta lista no es exhaustiva, ya que los servicios pueden agruparse en una sola categoría o dividirse en varias.

El acceso de un encargado del tratamiento se concede estrictamente para ayudarnos a prestar nuestra App y nuestros Servicios, y se rige por estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.

Como se ha indicado, la base jurídica principal de este tratamiento es la ejecución de un contrato, de conformidad con el artículo 6(1)(b) del RGPD. Cuando los datos de las conversaciones se utilizan para mejorar la calidad del servicio o el rendimiento de los modelos, el tratamiento se basa en nuestro interés legítimo, conforme al artículo 6(1)(f) del RGPD.

También compartimos la información para:

Cumplir las leyes y normativas de todos los mercados en los que operamos.
Hacer cumplir nuestros acuerdos, políticas y términos del servicio.
Proteger la integridad de nuestros productos y servicios.

¿Qué es lo que no compartimos?

No compartimos su información personal identificable con ningún tercero, salvo cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales y regulatorias.
No divulgamos información de telefonía móvil a terceros ni a filiales con fines de marketing o promoción.

Transferencia de datos (internacional)

Tratamiento internacional de datos

Voixana trata la información a escala global. Sus datos pueden transferirse, almacenarse y tratarse en países distintos del suyo, ya sea por nosotros o por proveedores externos que dan soporte a nuestros Servicios. Los clientes con requisitos específicos de soberanía de datos se atienden según sus condiciones contractuales. Aplicamos sólidas garantías para proteger su información a lo largo de estas transferencias internacionales.

Transferencias a terceros

Algunos de los socios externos con los que trabajamos operan en regiones cuyas leyes de privacidad y protección de datos pueden diferir de las de su país. Para las personas situadas en el Espacio Económico Europeo, garantizamos que dichas transferencias se amparan en garantías reconocidas, incluidas las cláusulas contractuales tipo europeas, las normas corporativas vinculantes u otros mecanismos jurídicos adecuados.

Aunque no podemos evitarlo por completo, tratamos activamente de limitar la transferencia de información a terceros, pues creemos que una exposición limitada de la información es mejor para la privacidad de nuestros clientes que un intercambio ilimitado de información personal.

Sus derechos de privacidad

A continuación le informamos sobre sus derechos de privacidad conforme a las directrices del RGPD.

Para organizaciones empresariales

Las empresas con las que tenemos un acuerdo de servicio en vigor pueden escribir a support@voixana.com si tienen cualquier pregunta.

Información para quienes llaman (organizaciones de terceros)

Voixana responde, filtra y, cuando está habilitado, graba y transcribe las llamadas telefónicas entrantes por cuenta de las empresas que utilizan nuestros Servicios. Si llama a una empresa que utiliza Voixana, su llamada puede ser atendida por un asistente de IA automatizado y puede ser grabada y transcrita.

Está hablando con un sistema de IA. Al comienzo de la llamada, el asistente de IA se identificará como un asistente de IA y, cuando la grabación esté habilitada, le informará de que la llamada se está grabando. Si no desea continuar, puede finalizar la llamada y ponerse en contacto con la empresa por otro medio.

Funciones. En las llamadas, la empresa a la que usted contacta es el responsable del tratamiento y decide por qué y cómo se utiliza su información. Voixana actúa como encargado del tratamiento y maneja su información únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de esa empresa.

Base jurídica. La empresa se basa en sus intereses legítimos —artículo 6(1)(f) del RGPD— para operar un servicio de recepción profesional y eficiente y para prevenir el spam y las llamadas fraudulentas, ponderados frente a sus derechos; o, cuando corresponda, en la necesidad de gestionar su consulta. El aviso de grabación se facilita al inicio de la llamada, tal como se ha descrito.

Ejercicio de sus derechos. Dado que la empresa es el responsable del tratamiento de los datos de su llamada, dirija las solicitudes de acceso, rectificación o supresión de su información a dicha empresa. Si no está seguro de con quién contactar, escríbanos a support@voixana.com y le ayudaremos a encauzar su solicitud y a apoyar a la empresa en su respuesta, conforme a nuestro acuerdo de servicio y a la legislación aplicable.

Sus derechos al utilizar nuestros Servicios y nuestra App

Puede ejercer varios derechos relativos a su información personal, que son:

Solicitar el acceso a los datos personales que conservamos sobre usted.
Solicitar sus datos en un formato digital estructurado.
Oponerse al uso que se hace de su información.
Solicitar la supresión o la limitación de su información.
Derecho a presentar una reclamación (véase más abajo).

Derecho a presentar una reclamación

Si considera que hemos tratado sus datos personales de forma ilícita o que no hemos atendido su solicitud de manera satisfactoria, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. Nuestra autoridad de control principal es la Agencia Española de Protección de Datos («AEPD»):

Agencia Española de Protección de Datos
C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, España — www.aepd.es

Si se encuentra en otro país del EEE, también puede contactar con la autoridad de control de su país de residencia o de trabajo. No obstante, le agradeceríamos la oportunidad de resolver su preocupación directamente en primer lugar; para ello, escríbanos a support@voixana.com.

Cómo gestionamos las solicitudes

Revisamos y respondemos a todas las solicitudes de las personas cuya información se ha recopilado a través de nuestra App o nuestros Servicios. Para proteger su privacidad, adoptamos las medidas adecuadas para confirmar su identidad antes de conceder el acceso o realizar cambios en sus datos. Esto significa que podemos solicitar documentos de identidad, números de teléfono u otros datos de contacto para determinar si su solicitud es válida y jurídicamente vinculante.

Cookies

Las cookies son pequeños fragmentos de texto que un sitio web que usted visita —en nuestro caso, Voixana.com— envía a su navegador. Nos ayudan a recordar información sobre su visita, lo que puede facilitar que vuelva a visitar el sitio y hacerlo más útil para usted. Al continuar navegando por nuestro sitio, usted consiente el uso de cookies.

Consulte aquí información sobre las cookies: EDPB — Qué son las cookies

Nuestra política de cookies

De forma predeterminada, instalamos una cookie propia que nos ayuda a recopilar información sobre el número de visitantes y determinados datos, como la ubicación agregada, el idioma, el momento en que visitó nuestro sitio y el comportamiento en él. Las crea directamente nuestro servidor cuando usted nos visita y no compartiremos esta información con ningún tercero.

Además, le pediremos su consentimiento para instalar cookies de terceros que nos ayudan con la analítica, la evaluación del rendimiento o con fines de segmentación (información publicitaria). Es posible permitir o denegar estas cookies. Puede gestionar su consentimiento en el banner de cookies de nuestro sitio web.

Actualizaciones de la declaración de privacidad

Esta página mostrará siempre la versión más reciente de nuestra declaración de privacidad. Cuando modifiquemos nuestra declaración de privacidad, publicaremos la versión más reciente en esta página y, si se realizan cambios significativos, también informaremos de ellos a todos nuestros clientes por correo electrónico.

Le recomendamos que revise periódicamente nuestra declaración de privacidad cuando utilice nuestros Servicios o nuestra App.

Si no acepta los cambios realizados en nuestra declaración de privacidad, deberá dejar de utilizar nuestro Servicio y nuestra App y desactivar cualquier cuenta asociada. Si necesita ayuda con este proceso, puede escribirnos a support@voixana.com.

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